Джим Квик
Секрет того, как сделать больше, заключается в выборе правильных правил производительности и превращении их в свои принципы. Это может изменить то, как вы выполняете свою работу, и практически все, что вы делаете в течение дня. Эти принципы могут помочь вам стать более продуктивными, эффективными и лучше управлять своим временем, тем самым экономя значительную его часть каждую неделю. Затем вы можете инвестировать это время в то, что вам нравится.
Неслучайно некоторые люди более продуктивны, чем другие. Мы можем называть их гуру, считать их успешными или ссылаться на них как на людей, достигших больших успехов. Но они просто те люди, которые выработали мышление производительности. Они знают, как сделать больше за меньшее время, и структурировали свой день максимально эффективным способом.
Вот четыре принципа, которые помогут вам настроиться на продуктивную работу.
1. ЗАПИШИТЕ ЭТО
Почти все ведут список дел, но является ли он вашим лучшим другом? Если вы хотите стать эффективными и продуктивными, записывайте все и организуйте эти пункты в список приоритетных задач.
Самый простой способ сделать это — превратить это в привычку. В конце каждого дня записывайте все задачи, которые вы хотите выполнить завтра. А затем начинайте свой день с обзора этих задач, присваивая им приоритет и добавляя любые дополнительные пункты в этот список. Выполнение этого в начале и в конце дня помогает укоренить это поведение в привычку.
Исследования показали, что запись задач снижает стресс, улучшает память и даже может помочь вам быстрее заснуть поскольку это удаляет эти элементы из вашей рабочей памяти, освобождая ваш мозг для того, чтобы сосредоточиться на том, что вам нужно сделать прямо сейчас. Ваш мозг может удерживать только от пяти до девяти единиц информации в вашей рабочей памяти и только двадцать минут за раз. Чем дольше вы пытаетесь держать свой список дел в голове, тем меньше вы на самом деле способны сосредоточиться и достичь. Это также может быть причиной того, почему трудно заснуть, если вы не записываете свои задачи. Как только вы отпускаете эту информацию, ваш мозг наконец может расслабиться.
Продуктивные люди часто имеют несколько списков дел, которые они тщательно отслеживают. Вы можете использовать буллет-журналы, календари или приложения для повышения производительности, чтобы отслеживать и организовывать свой список приоритетов. Неважно, что вы используете, главное, чтобы вы использовали это достаточно часто, чтобы это стало частью ваших ежедневных привычек.
2. ИСКЛЮЧИТЕ ВСЕ НЕСУЩЕСТВЕННОЕ
Продуктивные люди знают, что быть занятым не равно быть продуктивным. Легко заполнить свой день задачами. Но успешные люди понимают, что есть разница между делать дела и делать правильные дела. Первое приближает вас к цели, второе — нет.
Независимо от того, насколько вы успешны или амбициозны, в сутках всего двадцать четыре часа. То, как вы распределяете эти часы, имеет значение. Когда вы привыкнете записывать свои списки дел, вы сможете работать над тем, чтобы придавать каждой задаче приоритет. Это потребует от вас разделения вашей жизни на приоритеты. Например, возможно, сейчас для вас наиболее важны ваша семья, ваше здоровье и ваш бизнес. Отбросьте все, что выходит за рамки этих основных сегментов.
Это требует от вас жестокой честности. Поможет ли поход в кино с друзьями вашему психическому здоровью и снизит ли стресс? Или вы откладываете на потом другие, более важные дела, и просмотр фильма на самом деле даст обратный эффект? Ответ будет меняться каждый раз, когда вы его задаете, но жизненно важно, чтобы вы сидели с этими вопросами и слушали, что подсказывает вам ваша интуиция. Иногда вам приходится откладывать то, что вы хотите, чтобы сделать то, что вам нужно. Это сложный баланс.
Другим аспектом устранения несущественного является разбиение задач на управляемые части. Вместо огромной задачи, такой как уплата налогов, вы можете разбить ее на более мелкие задачи. Хотя это может показаться не выявлением важных задач и их приоритетностью, на самом деле это так. Когда вы разбиваете вещи на небольшие части, вы видите, какие элементы этой задачи являются наиболее важными. Это также избавит вас от пустой траты времени. Если вы начнете оплачивать налоги и вам придется отвлечься, чтобы найти определенную квитанцию, это может сбить вас с пути и нарушить время, выделенное на задачу. Быть готовым — всегда лучший подход к производительности.
Может быть сложно определить, какие задачи срочные и необходимые. Но, будучи честным с собой и разбивая их на управляемые шаги, вы можете определить не только, какие задачи следует убрать, но и как подойти к своим задачам наиболее эффективным способом.
3. СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ НА ОДНОЙ ВЕЩИ ЗА РАЗ
Многозадачность — одно из худших действий, которые вы можете совершить по отношению к своей производительности. Это может показаться нелогичным. В конце концов, если вы можете делать больше одного дела одновременно, разве вы не сделаете больше за меньшее время? Исследования говорят, что нет.
Исследования показывают, что когда вы делаете несколько дел одновременно, вы на самом деле не делаете несколько дел одновременно. Вы делаете то, что называется переключением задач. И поскольку ваш мозг циклично переключается между тем, на чем сосредоточить свое внимание, он никогда полностью не концентрируется ни на чем одном. Вы можете выполнить больше задач, но качество вашей работы не будет таким же хорошим, как если бы вы посвятили все свое внимание и усилия только одной. Это также истощает вашу энергию и перегружает ваш мозг, повышая риск выгорания.
Вместо этого практикуйте однозадачность. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз, работая только над ней от начала до конца. Может показаться, что вы работаете медленнее и не успеваете сделать достаточно, но вы начнете видеть больше импульса благодаря большему количеству энергии. Поскольку вы не истощаете свое внимание, ваш мозг может работать эффективнее, и в конечном итоге вы сделаете больше за меньшее время с лучшими результатами.
Это не значит, что вам всегда нужно выполнять только одну задачу за раз. Есть определенные вещи, которые вы можете делать одновременно, не тратя энергию и не отвлекая внимание. Если вы едете на работу, прослушивание аудиокниг или подкастов может быть эффективным использованием вашего времени. Вы также можете делать это во время упражнений или быстрой прогулки во время перерыва. Если вы за рулем, вы можете работать над своим списком задач, используя диктофон.
Ключ к эффективной многозадачности — понять, какую область мозга вы используете. Когда вы занимаетесь спортом или ведете машину, вы не используете исполнительную функциональность так же, как при решении математической задачи. Таким образом, прослушивание аудиокниги или проведение пешей встречи не конкурируют за ресурсы в вашем мозге.
4. РАБОТАЙТЕ КОРОТКИМИ ПЕРИОДАМИ
Ваш мозг такой же мощный, как суперкомпьютер. Но в отличие от машины, ему нужен отдых, чтобы функционировать оптимально. Когда вы проводите день в постоянной занятости, вы лишаете свой мозг необходимой ему энергии. Это влияет на все: от вашего настроения до вашей производительности и вашей мотивации что-либо делать в будущем. Хуже того, если вы делаете это изо дня в день, вы подвергаете себя высокому риску выгорания.
Чтобы предотвратить низкий уровень энергии или выгорание, научитесь делать частые перерывы. Эффективный способ распределить рабочее время — использовать технику Pomodoro. Работайте 25 минут, а затем сделайте пятиминутный перерыв. Вы можете работать до 40 минут за раз, но если вы не работаете над достижением состояния потока, вам не нужно работать больше часа.
Работа короткими отрезками помогает бороться с прокрастинацией. Если задача кажется слишком большой или ваш день слишком загружен, это может вызвать реакцию «бей или беги» в вашем мозге. Поскольку задачи — это не то, от чего вы можете физически убежать, вы оказываетесь в состоянии прокрастинации. Оно лишает вас сил и увеличивает стресс, одновременно погружая вас в негативное состояние ума. Но когда вы устанавливаете ограничение по времени, оно отнимает неизвестность и помогает вам восстановить силы. Легче заставить себя работать пять минут, чем выполнить монументальную задачу. Постепенно увеличивайте интервалы, пока не достигнете максимальной отдачи от каждого раздела работы.
Чем больше вы можете сделать, тем лучше вы себя чувствуете и тем меньше у вас стресса. И поскольку вы расставляете приоритеты для самых важных задач, вы будете продвигаться быстрее, наращивая импульс и уверенность по одной сессии Pomodoro за раз.
Не забывайте о перерывах для мозга. Важно делать перерыв между каждой рабочей сессией и восстанавливать мозг и тело в это время. Вам не нужно прокручивать социальные сети или записываться на прием к врачу. Уберите телефон и прогуляйтесь по кварталу. Займитесь йогой, съешьте перекус для мозга или помедитируйте. И не забывайте пить. Вам нужно восстановить мозг, чтобы, когда вы вернетесь к работе, у вас было достаточно сосредоточенности, внимания и концентрации.
Заключение
Продуктивным может быть каждый. Приняв эти четыре мощных принципа производительности и внедрив их в свою жизнь, вы сможете сделать больше за меньшее время. Вы увеличите свою энергию, мотивацию и уверенность, что поможет вам достичь своих целей и раскрыть свой поистине безграничный потенциал.
Источник: Medium
Перевод с английского
Main photo Getty Images
Возможно, вам также будет интересно:
Деньги имеют значение: плюсы и минусы инвестирования в фондовый рынок
Лучшие (и худшие) причины для увольнения с работы
6 качеств самых востребованных помощников руководителей
Coffee Time journal
Твой журнал на каждый день!
