Тайм-менеджмент – это планирование того, как эффективно использовать и сознательно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества включают в себя:
- Лучшее качество работы
- Меньше стресса
- Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
- Меньше прокрастинации
- Больше уверенности в себе
Вот как начать:
1. Знайте, как вы проводите время
Если ваша производительность измеряется объемом продукции за определенный период, потерянное время может означать, что деньги будут выброшены в окно. Точно так же, как и при составлении бюджета, вам необходимо отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.
Начните с проверки времени. Инструменты учета времени, такие как RescueTime, на основе настроенных вами категорий могут сказать вам, сколько часов вы продуктивны в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на действия, не связанные с работой, такие как просмотр социальных сетей или интернет-магазинов.
2. Придерживайтесь режима дня
Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Создайте ежедневный график с выделенными временными интервалами для различных задач. Придерживаться этого – ключ к успеху.
- Создайте реалистичные сроки
Люди переоценивают свою способность добиться цели. Ученые называют это явление «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общий график оставался неизменным. - Уделите все свое внимание
Избегайте посещения сайтов, не связанных с работой (или того, чем вам не следует заниматься) в рабочее время. Закройте все вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его подальше, пока не придет время запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина — ваш лучший друг.
3. Расставьте приоритеты
Списки дел могут спасти вашу продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как «Матрица Эйзенхауэра», может помочь вам решить, что расставить по приоритетам в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:
- Делать немедленно: важные задачи с установленными сроками или те, которые вы так долго откладывали, что теперь они просрочены.
- Расписание на потом: важные задачи без установленных сроков.
- Делегирование: задачи, которые может выполнить кто-то другой.
- Удалить: задачи, которые вы можете исключить, поскольку они не имеют решающего значения для ваших целей или миссии.
4. Сначала беритесь за самую сложную задачу
Отвлекающие факторы случаются со всеми нами, будь то телефонный звонок, услуга коллеге или гора грязной посуды. Следующее, что вы знаете, что день прошел. Пришло время «съесть эту лягушку».
Метод повышения продуктивности «Съешь эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или которым трудно избежать отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала решить самую большую, сложную и самую важную задачу — ту, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».
5. Пакетная обработка аналогичных задач
Пакетная обработка означает группировку схожих задач, чтобы вы могли работать над ними одновременно. Сгруппируйте их по цели или функции.
Например:
- Встречи с клиентами по средам и четвергам
- Отвечайте на электронные письма только с 10 до 11 утра
- Утром создавайте отчеты и отправляйте их по назначению
6. Установите разумные сроки
Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
Если у вас есть целый день на выполнение двух задач, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.
7. Научитесь говорить «нет»
В день у нас не так много энергии, и она убывает с течением времени. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Осознайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, что у вас хорошо получается, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.
8. Избегайте многозадачности
Наука однозначна в отношении многозадачности: она снижает эффективность и может даже быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование предполагает «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может занимать всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто выполняете несколько задач одновременно. Ваш риск ошибки также возрастает.
9. Держите вещи в порядке
Возможно, вам потребуется перестройка организации вашей работы, если с вами произошло что-то из этого:
- Опоздал на встречу, которую вы ведете
- Забыл распечатать отчет, который нужен начальнику для презентации
- Пришлось несколько раз запрашивать у ИТ-специалистов ваше имя пользователя или пароль.
Хорошей новостью является то, что организация — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.
- Содержите рабочий стол в чистоте
National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принять решение, выбросьте всю бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите ненужное и положите повседневные инструменты под легкий доступ. - Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски
Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить нужное. - Используйте календарь
Организуйте свой календарь по жизненным сегментам, таким как «личное», «профессиональное» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные дела.
10. Используйте инструменты тайм-менеджмента
Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:
- Slack для хранения командных коммуникаций в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно тратить время на бесконечные переписки по электронной почте в поисках подробностей проекта.
- Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
- Календарь Google и Календарь Outlook позволяют всегда быть в курсе ежедневных, еженедельных и ежемесячных расписаний. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания непосредственно в связанных каналах.
- Canva и Lucidchart для дизайнов и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого есть проблемы с дизайном, создавать профессионально выглядящие шаблоны.
Источник: Slack
Перевод с английского
Photo by freestocks on Unsplash
Coffee Time journal
Твой журнал на каждый день!
