ТАЙМЕР: БЫТЬ ПРОДУКТИВНЫМ И ЭФФЕКТИВНЫМ

Лиза Уотерман

В мире, полном отвлекающих факторов, овладение искусством управления временем имеет решающее значение. Это особенно актуально для женщин, совмещающих несколько ролей и обязанностей. Внедрив в свою повседневную жизнь методы управления задачами, такие как использование таймера, вы сможете повысить свою производительность и гораздо легче достигать своих целей.

Наука о таймерах и производительности

Если вы хотите правильно использовать эту технику, важно понимать научную подоплеку того, почему таймеры могут повысить вашу производительность.

Одним из ключевых принципов является закон Паркинсона, который гласит, что работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее выполнения. Это означает, что если вы отдаете себе целый день на выполнение задачи, то она займет весь день! Устанавливая таймер, вы создаете чувство срочности, которое может помочь вам лучше сосредоточиться на работе, которую вам нужно сделать.

Еще одна мощная концепция — метод Pomodoro. Этот метод подразумевает работу короткими, сфокусированными рывками (обычно 25 минут), за которыми следует короткий пятиминутный перерыв. Идея заключается в том, чтобы повысить вашу концентрацию и предотвратить выгорание, предоставляя мозгу регулярные интервалы отдыха.

Таймеры также помогают управлять остатком внимания. То есть когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, не завершив первую, часть вашего внимания остается на предыдущей задаче, что снижает вашу эффективность. Использование таймера для концентрации на одной задаче за раз может минимизировать этот эффект, позволяя вам более плавно переходить между действиями.

Кроме того, таймеры могут использовать силу интервальной тренировки для вашего мозга. Так же, как интервальная тренировка в физических упражнениях подразумевает чередование периодов высокой интенсивности и отдыха для улучшения физической формы, использование таймеров для чередования сосредоточенной работы и перерывов может улучшить вашу когнитивную производительность. Этот метод не только помогает вам оставаться на верном пути, но и повышает вашу креативность и навыки решения проблем.

Как видите, включение таймеров в ежедневные рутины — это не просто работа усерднее, это работа умнее. Понимая психологические принципы, лежащие в основе таймеров и производительности, вы можете использовать их силу, чтобы максимально эффективно использовать свое время и достигать конкретных целей.

Популярные методы использования таймера, которые помогут повысить вашу производительность

Когда дело доходит до использования таймеров для повышения производительности, существует несколько различных методов, которые вы можете применить. Вот три наиболее популярные:

Техника Помидора

Техника Помидора — один из самых известных методов повышения производительности, основанный на таймере. Она была создана Франческо Чирилло в конце 1980-х годов, и эта техника подразумевает работу в течение 25-минутного сеанса, а затем 5-минутный перерыв. После завершения четырех «помидоров» подряд вы делаете более длительный перерыв в 15–30 минут. Почему эта техника названа помидором? Дело в том, что Франческо Чирилло использовал свой кухонный таймер в форме помидора, когда учился в университете и искал варианты, как увеличить свою производительность. Вот почему этот прием работает:

• Улучшает концентрацию внимания. Короткие, хронометрированные интервалы побуждают вас полностью сосредоточиться на одной задаче в течение определенного периода времени.
• Предотвращает выгорание. Регулярные перерывы в рабочем времени помогут вам сохранять ясность ума и предотвратить умственное переутомление.
• Улучшает управление временем. Разбивая день на управляемые части, вы можете точнее оценить, сколько времени займет выполнение задач.

Чтобы начать использовать технику Pomodoro, вам нужно установить таймер на 25 минут и сосредоточиться на одной задаче, пока не зазвонит таймер. Сделайте небольшой перерыв, затем повторите процесс. Вы можете отрегулировать время в соответствии со своим стилем работы, если это необходимо.

Блокировка времени

Эта техника подразумевает планирование определенных блоков времени для различных задач или занятий в течение дня.

В отличие от техники Pomodoro, блокировка времени позволяет вам работать в течение более длительных периодов времени. Это может быть особенно полезно для более сложных или творческих задач, поскольку вы не хотите останавливаться, когда вы только входите в свое состояние потока.

• Организовывает день. Планируя свой день заранее, вы можете выделить необходимое время для работы над приоритетными задачами.
• Снижает прокрастинацию. Точное знание того, когда вы будете работать над каждой задачей, поможет вам не сбиться с пути и перестать откладывать ее на потом.
• Балансирует работу и перерывы. Вы можете планировать более длинные перерывы или даже досуговые мероприятия между работой. Длинные перерывы обеспечивают более сбалансированный график.

Чтобы реализовать блокировку времени, начните с перечисления задач на день. Затем выделите конкретные временные блоки для каждой задачи, обязательно включив перерывы. Придерживайтесь своего расписания как можно точнее в течение дня, но будьте достаточно гибкими, чтобы вносить коррективы, если возникнет что-то неожиданное.

Правило двух минут

Правило 2 минут было популяризировано консультантом по производительности Дэвидом Алленом. Это простой, но эффективный метод для немедленного выполнения небольших задач.

Правило довольно простое: если выполнение задачи займет две минуты или меньше, то сделайте ее немедленно.

• Устраняет мелких задач. Быстро выполняя мелкие задачи по мере их поступления, вы не допустите их накопления.
• Повышает мотивацию. Выполнение нескольких небольших задач может дать вам реальное ощущение прогресса.
• Очищает разум. Выполнение быстрых задач немедленно снижает ментальный беспорядок, поскольку вам не нужно их помнить.

Чтобы использовать правило 2 минут, посмотрите на свой список дел и определите задачи, которые не займут много времени и могут быть выполнены за две минуты или меньше. Сразу же займитесь этими задачами, а затем переходите к более крупным.

Выбор подходящего для вас метода таймера

Выбор лучшей техники таймера зависит от вашего стиля работы и характера ваших задач. Если вы преуспеваете в коротких всплесках интенсивной концентрации, метод Pomodoro может быть идеальным. Если вы предпочитаете более структурированные, более длительные периоды работы, блокировка времени может быть более эффективной. Правило 2 минут отлично подходит для управления небольшими, быстрыми задачами, которые могут нарушить ваш рабочий процесс.

Поэкспериментируйте с этими методами, чтобы найти то, что подходит вам лучше всего. Вы даже можете объединить элементы каждого метода, чтобы создать персонализированную систему производительности, которая соответствует вашим потребностям и предпочтениям.

Выбор инструментов и приложений для повышения производительности таймера

Выбор подходящего инструмента или приложения зависит от ваших конкретных потребностей и предпочтений. Для большего удобства вы можете использовать такой простой инструмент, как кухонный таймер или телефон, чтобы засекать время.

Однако существуют приложения, которые могут помочь вам более эффективно применять методы таймера. Они также предоставляют вам другие функции, которые могут быть полезны для вас и вашего стиля работы. Вот несколько популярных вариантов, которые помогут вам не сбиться с пути и максимально эффективно использовать свое время:

Toggle Трек

Toggl — это универсальное приложение для отслеживания времени, которое можно использовать для различных техник таймера, включая метод Pomodoro и блокировку времени.

Вы можете использовать его для легкого переключения между задачами и проектами. Он может генерировать подробные отчеты для анализа того, как вы тратите свое время, и, что самое лучшее, он хорошо интегрируется с другими инструментами управления проектами, такими как Asana, Trello и Slack.

Toggl отлично подойдет тем, кому нужен гибкий и надежный инструмент для учета времени, затраченного на различные проекты и задачи.

Forest: фокус на производительности

Forest — уникальное приложение для повышения производительности, которое сочетает в себе управление временем с долей экологической сознательности. Приложение побуждает вас оставаться сосредоточенным, выращивая виртуальное дерево для каждой рабочей сессии.

Установите таймер и вырастите дерево, которое завянет, если вы выйдете из приложения! Вы также можете заработать кредиты, чтобы посадить настоящие деревья благодаря партнерству приложения с Trees for the Future. Так что отслеживайте свое сосредоточенное время и получайте награды за то, что остаетесь на задании.

Forest идеально подходит для тех, кто любит геймификацию и хочет оказать положительное влияние на окружающую среду, одновременно повышая производительность.

Таймер времени

Time Timer — это визуальное приложение-таймер, которое помогает вам следить за течением времени, что делает его особенно полезным для тех, кому полезны наглядные пособия.

Он имеет настраиваемые таймеры, так что вы можете устанавливать таймеры для различных длительностей и видов деятельности. Визуальное представление течения времени затем помогает вам оставаться в курсе вашего расписания.

Как использовать таймер, чтобы быть более продуктивным в своей повседневной жизни

Теперь вы знаете, что включение методов использования таймера в вашу повседневную жизнь может изменить ваш подход к работе, помогая вам оставаться сосредоточенными и продуктивными. Но с чего начать? Ниже приведено пошаговое руководство, которое поможет вам в этом:

Шаг 1 — Поставьте четкие цели

Начните с проработки самых важных задач на день. Для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра.

Затем запишите свои цели, разбив крупные проекты на более мелкие, выполнимые задачи.

Будьте ясны и конкретны в своих целях, так как это поможет вам знать, на чем именно вам нужно сосредоточиться. Это также даст вам большее чувство выполненного долга по мере выполнения каждой из них.

Шаг 2 — Выберите свой метод таймера

Выберите один из методов таймера выше, который лучше всего подходит характеру ваших задач и вашему стилю работы. Независимо от того, выбираете ли вы метод Pomodoro, блокировку времени или правило 2 минут, выберите метод, который соответствует вашим требованиям.

Шаг 3 — Создайте расписание

Теперь вы можете планировать свой день, создав расписание, включающее выбранную вами технику таймера.

Например, ваш график с использованием метода «Помидора» может выглядеть следующим образом:

• 9:00 – 9:25 : Работа над заданием 1
• 9:25 утра – 9:30 утра : Короткий перерыв
• 9:30 – 9:55 : Работа над заданием 2
• 9:55 – 10:00 : Короткий перерыв
• 10:00 – 10:25 : Работа над заданием 3
• 10:25 – 10:30 : Короткий перерыв
• 10:30 – 10:55 : Работа над заданием 4
• 10:55 – 11:30 : более длительный перерыв

Как видите, вы можете втиснуть четыре «помидора» сосредоточенной работы над высокоприоритетными задачами с короткими перерывами между ними в свое утро. Вы также можете повторить это во второй половине дня, если вам нужно продлить свой рабочий день, при необходимости подстраиваясь под встречи или другие обязательства, например, отвезти детей в школу.

Для временной блокировки это может выглядеть так:

• 8:00 – 10:00 : Блок 1 – Углубленная работа над важным проектом
• 10:00 – 10:30 : Перерыв
• 10:30 – 12:00 : Блок 2 – Административные задачи и электронная почта
• 12:00 PM – 13:00 PM : Перерыв на обед
• 13:00 – 15:00 : Блок 3 – Встречи с клиентами или совместная работа
• 15:00 – 15:30 : Перерыв
• 15:30 – 17:00 : Блок 4 – Обзор и план на следующий день

Использование правила 2 минут может помочь вам в любое время дня. Следите за задачами, которые можно выполнить за две минуты или меньше, и немедленно приступайте к ним.

Шаг 4 — Настройте таймер

Используйте приложение-таймер или физический таймер, чтобы отслеживать свою работу и интервалы перерывов. Убедитесь, что таймер легко доступен и виден во время работы, чтобы вам было легче придерживаться графика.

Шаг 5 – Минимизируйте отвлекающие факторы

Чтобы создать благоприятную для работы обстановку, необходимо свести к минимуму возможные отвлекающие факторы.

Отключите уведомления на телефоне, закройте все ненужные вкладки браузера и сообщите окружающим о времени, когда вы сосредоточены.

Вы также можете использовать инструменты повышения производительности, такие как блокировщики веб-сайтов, чтобы предотвратить отвлекающие факторы.

Шаг 6 – Начало работы

Начните свой первый рабочий интервал, полностью сосредоточившись на текущей задаче. Не забывайте придерживаться установленных вами временных рамок. Поэтому, когда срабатывает таймер и раздается будильник, вам нужно сделать запланированный перерыв, даже если вы чувствуете, что можете продолжать работать.

Именно такие перерывы помогут вам поддерживать долгосрочную производительность и избежать выгорания.

Шаг 7 – Проверка и корректировка

В конце рабочего дня оцените свой прогресс. Подумайте о том, что сработало хорошо, а что пошло не по плану. С этими знаниями вы сможете скорректировать свой график и методы таймера по мере необходимости. Гибкость — ключ к поиску наиболее эффективной для вас рутины.

Выполняя эти семь простых шагов и принимая на вооружение все советы, вы сможете эффективно интегрировать методы таймера в свою повседневную жизнь. Вы начнете замечать, что это повышает вашу производительность, и вы достигаете своих целей с большей легкостью и эффективностью.

Распространенные ошибки при использовании таймера и как их избежать

На шаге 7 вы можете заметить некоторые трудности, с которыми вы столкнулись при реализации методов таймера. Вот несколько распространенных ошибок, с которыми вы можете столкнуться, и несколько стратегий, которые помогут их избежать:

Быть слишком жестким

Одна из главных ловушек — слишком жестко придерживаться своего графика таймера. Хотя важно поддерживать структуру, жизнь часто подбрасывает неожиданные задачи. Вам нужно быть гибким и приспосабливаться, иначе это приведет только к разочарованию и снижению производительности. Полезно создавать буферное время в своем графике, чтобы учитывать любые неожиданные задачи или задержки.

Вы также можете сначала поработать над высокоприоритетными задачами, чтобы иметь возможность более гибко выполнять менее важные задачи позже, когда вероятность прерываний высока.

Игнорирование перерывов

Пропуск перерывов — еще одна распространенная проблема. Когда вы в ударе, может возникнуть соблазн продолжать работать дольше таймера! Но, как я уже сказала выше, это может привести к выгоранию и снижению эффективности в долгосрочной перспективе.

Итак, чтобы этого избежать, сделайте перерыв чем-то, чего вы ждете с нетерпением. Возможно, используйте его, чтобы размять тело, прогуляться или заняться любой другой формой физической активности, которая вам нравится, чтобы освежить свой разум и тело. В качестве альтернативы вы можете побаловать себя расслабляющим занятием, например, медитацией или прослушиванием музыки, которая поможет вам расслабиться и отвлечься от работы.

Переоценка своих возможностей

Иногда вы можете ставить нереалистичные цели и впихивать слишком много задач в интервалы таймера. Это может привести к тому, что вы почувствуете себя действительно напряженным и подавленным. Это также может вызвать чувство неудачи, когда вы не успеваете сделать все.

Чтобы избежать этого, реалистично оценивайте, сколько времени займет выполнение задач, и не перегружайте свой график. Вы также можете сначала заняться самыми важными задачами, чтобы, если у вас закончится время, вам было легче отложить менее важные задачи на другой раз.

Когда вы просматриваете свой день и то, что вы сделали, обратите внимание, если это происходит снова. Затем вы можете скорректировать свои ожидания на будущее на основе вашей производительности.

Отвлекающие факторы

Даже при наличии таймера отвлекающие факторы могут существенно повлиять на вашу производительность. Будь то социальные сети, телефонные звонки или домашние дела, отвлекающие факторы могут сбить вашу концентрацию.

Как я уже упоминала выше, вам необходимо организовать отдельное рабочее место, свободное от отвлекающих факторов. Вы можете использовать приложения или расширения браузера, чтобы блокировать отвлекающие веб-сайты и отключать уведомления во время рабочих перерывов. Наконец, сообщите членам семьи или соседям по комнате о своем рабочем графике и попросите их свести к минимуму помехи.

Не отслеживаете свой прогресс

Неспособность оценить свой прогресс может помешать вам понять, что работает, а что нет. Без размышлений вы можете продолжать использовать неэффективные методы или упускать возможности для улучшения. Поэтому не пропускайте обзор в конце каждого дня. Вы также можете потратить 5 минут в конце каждой недели на размышления о своей общей производительности и корректировку своих методов по мере необходимости.

Затем вы сможете использовать свои размышления для постановки более реалистичных целей и постоянного совершенствования методов повышения производительности.

Выбор неправильной техники

Не все методы таймера подходят всем. Выбор метода, который не подходит вашему стилю работы, может заставить вас почувствовать себя очень разочарованным.

Вы можете избежать этого, проявив любопытство и поэкспериментировав с различными методами таймера, чтобы понять, какой из них лучше всего подходит для вашего рабочего процесса. Не бойтесь смешивать и сочетать элементы различных техник, чтобы создать персонализированную систему, подходящую именно вам. Просто обращайте внимание на то, как вы себя чувствуете, используя различные техники, и корректируйте их в зависимости от вашего уровня комфорта и производительности.

Заключительные мысли о том, как использовать таймер, чтобы быть более продуктивным и эффективным

Использование таймера может стать действительно полезным инструментом для повышения вашей производительности. Понимая науку, лежащую в основе этих методов, и внедряя их в свою повседневную жизнь, вы можете пожинать плоды. Вы будете более сосредоточены, сможете эффективнее управлять своим временем и достигать своих целей.

Источник: Women Who Win at Life
Перевод с английского
Photo by Rachael Crowe

Возможно, вам будет полезно:

Тайм-менеджмент на работе: ключ к оптимизации производительности

Несколько советов о том, как стать более продуктивным и избавиться от прокрастинации

Правило одного касания, чтобы сэкономить время и энергию